大数据时代高职院校档案信息安全管理探索

夏楠，张丽林

(九江职业技术学院，江西九江 332007)

时代不断发展，大数据已悄然渗透到每个人的生活中。每个人的数据作为基点既独立存在着又彼此相互关联着。大数据时代通过全面的数据挖掘和管理，能提高数据的实际使用价值。通过引育并强化新功能，持续增强对数据监督和管理，提高海量信息数据使用效果，来奠定档案信息安全管理基础。以量化分析的方式对各个领域海量数据资源进行分析，对高职院校加强数据治理和提升整体信息服务能力有着指导价值和现实意义。大数据技术的发展对高职院校档案信息安全建设提出新要求，使其在“双高计划”中发挥不可忽视的作用。因此，大数据技术为高职院校档案信息安全管理工作提供了动力和方向。

大数据时代的来临，对高职院校档案信息安全管理工作具有重要意义。档案管理应遵循已有规律制定出应用价值高的档案安全管理方法〔1〕。将档案安全管理工作数字化、智能化，不仅能够帮助档案管理工作人员节省人力、物力，还能够有效地提高档案管理效率和档案利用率。深挖档案资源价值，有利于档案在高职院校日常工作过程中发挥出更高的利用价值。总体来看，高职院校传统的档案管理工作不仅档案材料更新频繁、归档工作体量大，而且档案归档规范性强、要求高。因此，将现有库存档案电子化，才能帮助档案工作人员在档案信息化管理工作中不断改进工作手段，利用信息化技术推进档案信息化安全管理工作，培养自身档案信息化素养。

随着大数据技术的广泛普及，不难发现，大数据技术的运用使一成不变的档案安全管理工作变得丰富起来，但大数据技术也增加了档案管理的安全风险。因此，应当及时有效地研判并管控大数据技术产生的安全风险，合理规避档案安全管理风险点，构筑档案数据安全防线，搭建档案数据传递的保护网。

高职院校档案信息安全管理工作起步较晚，基础较薄弱，一直以来未受到足够重视。为贯彻落实《国家职业教育改革实施方案》，高职院校近年来实施扩招政策，扩招人数迅速增长。对于越来越多的学生档案信息及人事档案等材料，高职院校若不及时强化档案信息化安全管理水平，会面临档案信息泄露或者数据缺失、信息失真等风险。大数据技术的发展对高职院校档案信息安全建设提出了新要求，高职院校要将档案信息安全管理工作落到实处，正确地审视大数据时代档案信息安全面临的各项挑战，充分发挥档案资源价值，推动学校的稳步发展。

(一)档案管理人员信息安全意识不强

众所周知，目前高职院校档案安全管理工作延续着传统的工作模式，大部分档案工作人员的安全管理理念仍然停留在档案管理的传统阶段，对大数据时代档案信息化管理工作并不熟悉，不擅长使用信息化技术手段。与纸质版档案相比，档案信息化是将计算机作为电子媒介实现档案从纸质化跨越到数字化。数据储存模式减少了纸质资料存储所需物质空间，也对档案信息化安全管理工作提出新的要求。尽管计算机技术的发展日新月异，但是网络虚拟环境具有未知性、不确定性和复杂性，容易遭受外界攻击，致使保存的数据信息存在泄露、修改、损坏的可能性，使得档案信息安全管理体系具有暴露的风险。然而，目前高职院校档案管理人员的安全管理意识并未及时更新，信息安全意识依然比较薄弱，无法对大数据时代档案信息安全隐患做出清晰的风险预判。

(二)档案数据安全管理配套制度不够健全

只有通过规范的制度对每一个档案安全管理工作环节进行指导，才能够促进档案信息安全管理的高效、有序化推进〔2〕。然而当前高职院校并未根据大数据的特点，对档案管理工作新思想、新技术、新架构制定系统完善的规章制度。有些规章制度只适用于传统纸质档案管理模式，流于形式，缺乏科学化、信息化的安全管理监督体系。正是这些因素导致高职院校很多时候在档案信息安全管理工作上没有实现真正的严格规范，在上下级档案管理工作的安排与衔接或是同级之间档案工作的开展缺乏有效的监督约束，档案管理人员需要承担的责任压力较小。但是档案信息安全管理制度在实际操作中是环环相扣的，每一位参与档案信息安全管理的工作人员是档案管理过程中不可或缺的一部分。一旦有人出现业务差错或发生信息泄露，将会给高职院校档案信息安全管理带来未知的威胁，对整个高职院校信息安全造成严重的影响。

(三)档案管理人员信息化技术能力不强

高职院校在“双高”建设整体推进过程中，把信息化基础建设作为“十四五”重点工作的一部分。大数据技术的蓬勃发展与高职院校档案管理水平要求之间仍然存在着不小的差距。大数据时代档案材料正在从纸质形式逐步通过数字化手段转变为电子信息储存形式。目前高职院校档案管理信息化工作仍然停留在比较落后的阶段，硬件设施陈旧，工作人员信息化素养不高，不擅于熟练地通过信息化手段将纸质档案完整转变为电子形式的数据档案。此外，高职院校尚未形成定期投入专项资金到档案信息安全管理的机制，无法及时更新档案安全管理技术和方法。传统档案管理理念与大数据时代档案管理理念形成鲜明的对比，凸显出两者之间的主要矛盾，映射出高职院校档案管理信息化建设步伐滞缓。档案管理人员信息化技术能力不强，削弱了档案资源的共享性和便捷性。

(四)档案信息安全监管体系不够完善

大数据技术为高职院校档案管理工作提供了创新模式和先进理念，给信息化档案管理工作注入新的活力。然而，以档案数据平台为依托的数据库具有开放性，导致档案数据存储安全性受到严重威胁，保密数据存在着泄露风险。纸质档案材料转化为数字形式，需要以软件和硬件为载体实现资源共享。在存储设备与传输设备使用过程中应进行严格把控，牢固树立较强的安全意识，加强对档案信息系统防火墙的设计和应用，有计划地对数据技术、漏洞、病毒、恶意攻击等方面进行及时监测。目前，高职院校档案安全管理工作仍然较多停留在以纸质文件建档与存档管理模式，并未以大数据为依托紧跟时代趋势，档案安全监管体系成为薄弱环节。

为了克服高职院校档案信息安全管理面临的种种难题，需要采取优化策略以改善档案管理的成效。

(一)提升档案安全管理意识

大数据技术对高职院校档案安全管理工作提出了更高的要求。高职院校应当在技术和思想层面更加重视档案信息安全管理工作，借助大数据的技术优势提高档案信息管理工作效率。由于我国网络技术起步较晚，网络信息安全防范技术不成熟，这给档案数据安全性带来重大考验。面对这种考验，不仅需要严格控制各类人员对移动存储设备与档案网络系统的接触，还需要对阅档环节采取严肃规范的流程，筑牢档案安全管理工作人员思想防线，真正做到内外环节防范措施落到实处，提高档案安全管理工作的实效性，推动大数据技术档案安全管理工作的效果最大化。

(二)加强档案法治教育和安全监督法规建设

新修订的《中华人民共和国档案法》于2021年1月1日起正式实施。相比现行档案法律法规，新修订的档案法增设“档案信息化建设”和“监督检查”两章。因此，档案数据信息安全监督也成为当前备受关注的问题之一。为保障档案数据安全得到合法有效的监督管理，档案主管部门应加强研究，广泛征求意见，结合实际，促进科技成果在档案资源利用和共享等方面得到有效的转化和应用，创新服务形式，增强服务过程中档案的利用效果。高职院校的档案主管部门，应当常态化完善档案监督检查长效机制，健全档案信息安全管理制度，提供权责清单，厘清档案信息安全管理“责任田”，为档案数据安全风险隐患戴上“紧箍咒”，坚决严惩违法行为，做好档案数字资源的收集和整理，推动档案信息化资源在各领域的应用。

(三)创新培养档案管理人员专业能力

正确的职业观念是成为档案管理工作人员的首要条件，信息技术是档案管理人员应当掌握的一项重点技能。档案管理人员应将档案管理和信息技术相结合，更新档案管理模式，提升管理技术和能力，对比不同档案管理工作变化，提升信息素养和管理工作效率〔3〕。档案管理理论知识作为提高档案管理实际应用技能的理论基础，档案管理人员不仅要学习巩固档案专业知识，也要从管理工作实际出发，并以此为依据转变档案管理工作方式，更新档案管理工作模式，不断深入挖掘档案利用价值，总结和提炼有效的新型档案管理工作规则。随着档案管理工作的不断优化，高职院校档案管理部门应当积极搭建自身的档案管理信息化平台，利用各类资源对档案管理人员进行档案管理理论知识模拟培训、网络技术操作培训、档案存储和信息检索培训，实现自主学习方式的创新和优化。

(四)完善档案安全监管与共享平台

当前，档案数据的多重价值在社会发展、工作生活等方面日益凸显。因此，在保障档案数据安全的前提下，合理共享档案数据显得尤其重要。档案数据安全监管与共享平台的建设既能够满足高职院校对于档案数据利用的需求，又能够有效确保档案数据安全。档案安全监管与共享平台主要包括三项功能：一是档案数据入库质检；
二是档案数据监测与核查；
三是档案资源共享与利用。

第一，档案数据入库质检。在归档数据入库之前，平台可以通过检测新录入归档数据的质量来确认归档数据准确性和完整性。同时，合格的归档数据可以进行无损打包和加密，以便于后续档案传输和监测。确认入库档案数据可采用哈希算法生成消息摘要。当具有唯一性的消息摘要通过匹配数据汇总，可以有效验证档案数据入库后是否出现增减及篡改情况。

第二，档案数据的监测与核查。档案数据安全监管平台应实现“实时监测+定期核查”来保障档案数据的存储安全性。实时监测是利用大数据技术对档案材料入库、出库、查询、阅档等流程实现留痕记录，保证全天候监测档案数据的使用过程，确认档案数据未被泄露、篡改或删除。定期核查是通过周期性地对档案数据进行科学校验，对匹配的档案数据跟踪校验其质量和数量，同步保证档案管理工作在安全稳定的环境下运转。

第三，档案资源利用共享。档案数据安全监管共享平台通过设置档案数据的级别，对可公开使用档案数据信息实现共用共享。同时，平台对不同层级的用户进行权限设置，通过用户身份验证的形式对用户访问进行分级管理控制，既保证档案信息的保密性，又将档案管理的高质量真正转化为档案利用的高效率，实现档案数据价值的最大化。

大数据时代背景下，信息技术催生出一大批新型智能化和数字化管理方法。在这样的时代背景下，众多企业运用信息化手段创新推动档案管理工作的开发利用。但是在开发过程中，如何利用现代化技术和系统平台对档案工作进行合理的区分和管理，成为当前应该认真思考的重要课题。作为档案管理人员，面对大数据时代各项新技术和软件的运用，为保持档案工作的与时俱进和优化调整，应保持一颗学习之心。档案管理工作人员应从大数据观念出发，增强档案信息安全管理意识，提升技术能力和信息素养。将传统型档案管理方法转变为新型技术档案管理方法，这对高职院校档案管理工作的改革和优化具有非常重要的意义，是推动高职院校档案信息开发利用及服务能力整体提升的关键。档案管理人员应创新思维，深入挖掘档案潜在生产力，利用信息技术扫描存储档案数据，实现资源共享，提升档案管理工作效率，实现高职院校档案安全管理工作的规范化、科学化、现代化，满足师生对档案管理服务的需求。

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