农机档案管理的发展现状与规范化建设途径

孙 宇

(黑龙江省农业机械工程科学研究院 佳木斯分院,黑龙江 佳木斯 154000)

随着我国农业机械化发展，农业机械信息显著影响农业机械化发展水平，注重加强农机档案管理，提升农业机械管理效能，有利于更好实现我国农业机械的发展目标，适应我国农业机械化发展水平。

我国农机档案管理工作是在农业机械化进程中逐步开展的，随着国家和地方对“三农”问题重视和农业机械化水平不断提高，农机档案管理规范化建设工作取得了一定的进展，但由于我国农业机械化起步较晚，农机档案管理工作中存在与农业机械化发展不适应的问题[1-2]。

1.1 农机档案信息建册与管理

目前，我国农机档案信息建册主要记录信息是农业机械化生产与使用过程中农机具的品牌、型号、动力参数、具体日期(生产日期、购置日期、上牌日期)、使用单位及应用范围等的统计数据，农机管理部门负责整理和管理农机档案，并统计数据作为国家及地方的农业机械化发展与改革的参考。但由于部分地区农业基础薄弱及部分农业管理部门档案管理意识缺乏，存在业务材料归档不及时、归档有遗漏、归档不准确等问题，导致农机档案部分资料丢失、档案管理流程不规范、管理台账信息不符等问题。

1.2 农机执法信息记录与管理

目前，我国农机档案执法信息主要记录信息是农业机械化生产与使用过程中农机执法的全过程，通过执法人员记录的执法过程及农机监理执法记录仪，最终以执法记录单(视频、音频、电子文本等)形式完成执法备案，农机管理部门负责收集与管理农机执法信息，作为执法机关处理农机事故或违章案件的依据及农机管理的借鉴。但由于部分农业管理部门及农机档案管理人员制度体系及职业素质不足，农机执法处理不及时、不到位、不准确等，导致农机档案管理及农机执法可参考的经验缺失。

1.3 农机其他辅助信息记录与管理

农机其他辅助信息主要记录农业机械化生产与使用过程中农机相关的档案管理，例如农机使用过程财务收支情况、农机设备使用记录情况、农机监理日常工作情况及农机使用过程的其他相关问题等数据。农机管理部门负责记录与管理农机其他辅助信息，作为基础数据补充农机档案数据，形成系统化的农机档案大数据网络，服务农业机械化发展。但由于农业管理部门及管理人员的岗位职责不明确，相关档案管理人员调动频繁、业务培训不到位及数据提供人员不配合等，导致农机其他辅助信息记录不全、存在数据丢失或数据错误，影响农机档案全面、客观、具体的数据统计，造成农机档案日常管理的效能降低，档案数据不准确等问题。

农机档案是国家及地区农业机械信息的主要参考依据，是农业发展中的农业资源合理调配、重大问题责任追究、农机具的发展预测与决策等的重要数据。由于农机档案管理是农业管理部门通过文字、图表及音视频等格式记录农业机械相关信息数据的基础性工作，农机档案管理的规范化建设有利于集中有效利用农机数据、构建现代化农机档案管理体系，以及规范农机信息检索，提高农机档案管理人员素质及农机档案日常管理效能，促进农业机械化水平提高；
由于农机档案是农机档案管理人员与农业机械信息提供者协同的信息交互性工作，农机档案管理的规范化建设有利于规范实施农业补贴政策，促进农机档案管理业务能力的提高和农机档案管理实际数据的及时准确反馈，真实反应农业机械化发展的水平；
同时，农机档案管理的规范化建设有利于加快农业机械信息化建设进程，促进我国“互联网+农业”的发展，通过农机档案的规范、合理、科学管理，对提高我国农业机械的管理水平，改变传统的农机档案管理方式，探索适合现代化农业机械化发展的农机管理模式具有重要的意义[3-5]。

农机档案是农业政策制定、农机产品研制及农机技术推广的重要技术文件，农机管理部门应重视农机档案管理工作的必要性，通过建立规范化农机档案管理制度，建设现代化农机档案体系，提升农机档案管理人员素质、强化农机档案日常管理效能，开展农机档案管理的规范化建设工作[6-8]。

3.1 建立规范化农机档案管理制度

传统农机档案管理是以人工手工记录农机数据信息为主，农机档案汇总信息比较分散，很难满足现代化的大数据管理体制，同时农机档案管理具有连续性、专业性的事业型工作特点，要求农机档案管理人员具有较强的档案管理专业能力。为了充分利用农机档案管理数据资源，各级政府及农业部门应加强对农机档案管理的重视程度，通过规范农机档案管理制度及优化农机档案管理流程，加强各个行业对农机档案管理宣传与农机档案管理人员培训，逐步落实农机档案工作并将其纳入农业归口单位的企业工作计划，要求农机数据采集人员及数据提供人员积极配合，保证农机档案信息(图纸、数据、资料)内容的准确性和完整性，全面提高农机档案管理水平。同时，为了达到农机档案管理保密性和专业性要求，各级政府及农业主管部门要重视农机档案管理制度建设，重视农机档案信息各环节的保密与审查制度，坚持农机行政管理档案与科技档案分层及逐级审批原则，各级管理人员应明确审查权限，落实审查职责，加强审查强度，保证档案安全，不断完善农机档案管理制度，加强农机档案管理经验交流，开展农机信息分类收集，档案数据集中统一管理的多元化模式，在规范化农机档案管理制度下，逐步构建统一、高效、多元的管理新途径。

3.2 建设现代化农机档案体系

传统农机档案管理是以纸质媒介为主要记录工具，人工处理档案信息数据，很难适应现代大数据的管理要求。随着计算机及互联网技术逐渐普及与发展，在现代化农机档案管理过程中，利用计算机及互联网信息数据存储空间大、计算处理速度快、运算过程故障低及人工神经网络的诊断推理能力强等优势，弥补传统纸质媒介人工记录信息数据的缺点和不足，提高农机档案管理的能力和效率。在建设现代化农机档案体系过程中，档案管理部门应充分利用“互联网+自动化办公系统”协同管理体系，备份职权范围内的“入库”电子数据与“出库”电子数据，建立农机档案的台账管理流程，建设现代化农机档案数据库，促进传统的人工数据记录、手工汇总整理、人工入出库管理向计算机数据记录、数据库汇总整理、系统程序化入出库管理的信息交互平台方向发展。同时，档案管理部门健全农机档案管理信息安全规范，确立农机档案的信息安全级别，建立分级授权的农机档案数据信息录入、信息检索、信息更新及信息删除的全新管理体系，启动农机档案数据库安全检测功能，实时监测数据库运行状态，记录数据库访问、操作日志，不断完善档案数据网络安全制度，防止非法侵入和信息泄露。不断增强农机档案管理人员的责任意识、安全意识和担当意识，积极改变传统“只记录，不利用”的观念和思想，努力构建现代化农机管理体系。

3.3 提升农机档案管理人员素质

传统农机档案管理人员大部分是非专业管理人员或其他岗位调转人员，档案管理综合能力有待进一步提升。在农机档案管理过程中，存在大量需要解决的实际问题或历史遗留及农机发展问题，档案管理部门在积极争取各级政府及农业管理部门重视和协助的基础上应加强人才培养。首先，农机档案管理人员应不断提高政治素质，明确农机档案管理的特殊性和保密性，在具体工作中管理人员要具有责任意识和大局观念，逐渐形成集中统一领导与多元档案管理的工作理念；
其次，农机档案管理人员应不断提高专业能力，积极参加各级各类档案管理类培训与学习交流，强化农机档案管理基本知识结构与职业技能，同时科学合理地引进专业对口的农业机械专业及农机档案管理专业人才，优化传统农机档案管理人员队伍结构，逐渐形成专业能力全面的农机档案管理人力资源；
最后，农机档案管理人员应深入学习管理制度与管理流程，始终坚持“按制度、按流程”办事的原则，全面落实《档案法》中的各项标准开展相关工作，确保档案管理工作健康持续发展。

3.4 强化农机档案日常管理效能

传统农机档案管理是配合农业部门主要工作的一项额外任务，农机档案日常管理水平有待进一步提高。在农机档案管理过程中，管理人员应严格依据相关管理制度和管理体系整理并录入农机档案信息，严格遵守档案管理流程解决各项工作的实际问题，确保农机档案管理工作的准确性和规范性，促进农机档案日常管理工作顺利开展；
农机档案管理部门依据具体情况严格落实组织监督、领导审核、部门定期复查的三级档案审查流程，遵循实事求是的原则，详细审查每一份文件，实时更新每一条数据，及时发现问题、改正问题并解决问题，档案管理做到问题档案及时更正，缺失文件及时补充，无误数据及时存档，无效信息及时删除；
农机档案管理部门依据相关法律法规及部门管理规定，制定严格的农机档案信息检索、数据转移和档案借阅等流程，严禁其他非档案管理部门及人员非法摘抄、复制、涂改及破坏档案中相关内容，并严格追究相关人员的工作责任，确保档案的保密性与安全性，提高农机档案日常管理水平，强化农机档案日常管理效能。

随着农业机械化水平的不断提高，农机档案管理工作越来越重要，通过农机档案管理的现状分析，深入探讨了农机档案管理的规范化建设意义及建设途径，对全面提高农机档案管理工作水平，促进我国农业机械化发展具有一定的参考价值。

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